Система 5s - ефективна організація робочого місця

Сьогоднішня стаття буде корисна тим людям, які не знають, як організувати своє робоче місце, щоб працювати максимально ефективно. Саме для вас ще в середині ХХ століття була придумана чудова система 5s.

Не знаю, як ви, а я терпіти не можу безладу на робочому місці.

Ніколи не розуміла людей, на робочому столі яких розміщуються мальовничі завали з потрібних файлів, художніх книг, рекламних брошурок, цукеркових фантиків, чашок з недопитою кавою, дисків, канцелярського приладдя, косметики та інших немислимих речей, яким там взагалі нема чого робити.

Я ніколи не розуміла, як ці засранці знаходять щось в завалах на своєму робочому столі.

Якщо ви теж грішіть тим, що захаращують своє робоче місце, але дуже хочете виправитися, тоді - ось вам корисні поради від самої організованої нації в світі: японців.

Що таке 5s система?

Економіка Японії дуже постраждала під час Другої світової війни.

Ця країна виступала прихильником фашистської Німеччини, і коли сили союзників здобули перемогу над гітлерівською коаліцією, то інфраструктура і фінансово-економічна система Японії були зруйновані практично дощенту.

І все ж, незважаючи на безрадісні перспективи, японці не опустили руки, а почали працювати вдвічі старанніше, намагаючись повернути своє держави як сильного гравця на світову арену.

Корисних копалин, як і родючих чорноземів в Японії не було, тому уряд зробив ставку на промисловість і високі технології.

Для того щоб максимально швидко відновити економіку держави, впроваджувалися різні новаторські схеми організації робочого місця і виробничих процесів.

Однією з найбільш ефективних стала 5s система.

Вона названа так не випадково, тому що саме п`ять дій повинен здійснити кожен співробітник компанії (будь то кур`єр або генеральний директор), щоб максимально ефективно організувати своє робоче місце.

Кайдзен - не припиняємо вдосконалюватися

У деяких статтях я зустрічала поверхневе тлумачення цієї системи.

Мовляв, 5s - це практично те ж саме, що і регулярне прибирання свого робочого місця.

З одного боку - це так і є, але з іншого 5s - це не просто методика підтримки свого робочого простору в чистоті.

Це справжня філософія, яка покликана зробити будь виробництва успішним і маловитратними.

5 етапів 5s системи

Кожен працівник, який бажає організувати своє робоче місце за системою 5s, повинен виконувати 5 етапів, які позначаються японськими ієрогліфами:

1. (Seiri), що можна перевести, як «сортування».

   Тобто, всі наявні на його робочому місці матеріали співробітник повинен поділити на три купки: дуже потрібні (ті, що використовуються постійно в роботі), частково потрібні (які використовуються нечасто) і абсолютно непотрібні для роботи (вони ніколи вам не знадобляться).

2. (Seiton) перекладається, як «порядок».

   Вам потрібно навести порядок на своєму робочому місці (і найголовніше - підтримувати його!) Таким чином, щоб всі потрібні вам речі знаходилися в зоні видимості, були легкодоступні (а не спочивали під завалами мотлоху), були максимально зручними у використанні.

   До того ж, слід подбати про те, щоб після застосування їх можна було запросто повернути на місце, не витрачаючи на це багато часу.

3. (Seis ).

   З японського це слово перекладається, як «прибирання».

   Все гранично просто: ви повинні регулярно (не раз на місяць, а - кожен день!) Прибирати своє робоче місце, щоб воно було чистим і охайним.

   Допитливі японці взагалі прибирають своє робоче місце три рази в день:

4. вранці (потрібно приходити за 10-15 хвилин до початку робочого дня, щоб протерти пил і підготуватися до праці);
5. в обід (зазвичай обідню перерву триває 1 годину, постарайтеся вкластися в 50 хвилин, а решту 10 хвилин присвятити прибиранню свого робочого місця);
6. вечірня (закінчувати свій робочий день потрібно не фразою «Ура-а-а! Нарешті вільний!», а прибиранням, щоб на ранкове наведення порядку витрачати якомога менше часу).

7. (Seiketsu) - «чистота», хоча більш популярний інший переклад: «стандартизація».

   Справа в тому, що японці - акуратна і педантична нація.

   Якщо вони впроваджують якусь систему, то без робочих покрокових інструкцій, складання письмових планів, прописаних бонусів за виконання приписів керівників, не обійтися.

   Та й взагалі, в будь-якій справі корисно мати письмові посадові інструкції.

   Так ви уникнете пояснень бовдурів і ледарів, типу «А я не так зрозумів ...».

8. (Shitsuke), що перекладається, як «виховання».

   Тобто, ви, як керівник, повинні не просто в двох словах пояснити на планерці, що з сьогоднішнього дня ми впроваджуємо якусь японську систему, а максимально точно, з ілюстраціями і прикладами розтлумачити співробітникам, чого ви від них хочете, а так само - стежити за тим, як вони виконують ваші інструкції.

   Особливо старанних потрібно преміювати, відстаючих - штрафувати.

У чому користь системи 5s?

Ця чудова система користується великим попитом не тільки в Японії, але і в інших країнах.

Сотні тисяч керівників впровадили в своїх компаніях 5s і переконалися в ефективності даної системи.

Завдяки її використанню можна домогтися:

• Вирівнювання показників за кількістю нещасних випадків.

  Часто саме безлад на робочому місці призводить до травм та інвалідності.

• Естетичної привабливості робочого місця, навіть якщо у вашому кабінеті стоїть прості меблі, та й ремонт б в ньому не заважало зробити.

• Підвищення ефективності робочого процесу.

  Згадайте, скільки часу ви витрачали кожен раз, намагаючись знайти потрібний документ серед завалів на своєму столі.

  А як злились, коли потрібно було повернути файл в нижню папку, яка покоїться під купою десятка інших.

• Зменшення часу, що витрачається на виконання того чи іншого завдання, причому - не за рахунок якості, а за рахунок наведення порядку на робочому місці.

• Покращення робочого клімату.

  Безлад в будинку або в офісі негативно впливає на психічний стан людини.

  Не додає настрою і необхідність довго копатися, щоб знайти те, що потрібно.

А на відео нижче в картинках представлена система 5s,

впроваджена на заводі в Японії.

Дивіться і вчіться!

Спробуйте і ви організувати своє робоче місце по системі 5s, і ви побачите, як багато можна встигнути зробити протягом одного робочого дня і при цьому залишитися бодрячком, а не істериком з нерівним оком.