Хронометраж робочого часу і як його використовувати?

Ось хто з нас не мріяв керувати часом?

Так все мріяли прискорювати його, коли робиш щось нудне, і сповільнювати в найбільш щасливі моменти.

Звичайно, подібні маніпуляції з часу неможливі, принаймні, поки, але управляти годинами і хвилинами своїх підлеглих цілком можна, якщо знати, що таке хронометраж робочого часу.

Ви знаєте?

Ні?

Тоді я вам зараз розповім!

Що ж ти за звір такий, хронометраж робочого часу?

Ось що ви собі уявляєте, коли чуєте слова «інвентаризація» або «аудит»?

Я уявляю собі конкретні предмети або документи, які підлягають перевірці.

Але ж можна перевіряти все, що завгодно, навіть - час.

Якщо пояснювати зовсім вже просто, що таке хронометраж робочого часу, то - це запис в спеціальну карту (з вказанням часу, звичайно) все, що робить той чи інший співробітник протягом дня або ж - кількість часу, який витрачає співробітник на роботу, що вимагає одних і тих же дій.

«Гарне вживання часу робить час ще дорожчим.»
Ж. Ж. Руссо

Цю процедуру керівники компаній роблять по ряду причин:

• щоб встановити норму праці на виробництві на одну людину;
• для оптимізації процесів виробництва і поліпшення показників компанії;
• щоб зрозуміти, хто із співробітників витрачає робочий час неефективно, а хто - навпаки, це допомагає виділити кращих співробітників, які отримають підвищення.

Чи варто возитися з хронометражем робочого часу?

Далеко не всі керівники знають про те, що існує така корисна штука, як хронометраж робочого часу.

Чи не знав про неї і мій знайомий підприємець Саша, який півроку тому скаржився мені:

- Розумієш, яка дивна штука: я формував колектив сам, брав на роботу людей розумних, зі спеціальною освітою, які не ледачих, активних. Цілий день вони копошаться, щось роблять, в загальному, без діла не сидять. Я бачу, що не сидять, і чомусь щодня залишаються якісь висяки, невиконані справи, які перетікають далі, та й прибуток зменшився. Робота йде якось повільно, хоча рухаються мої співробітники начебто швидко. В чому справа, не зрозумію.

Я обіцяла йому допомогти і знайти методику, яка допоможе поліпшити швидкість і якість праці в його компанії.

І натрапила на інформацію про хронометражі робочого часу.

Спочатку це дослідження здалося мені важкувато, та й якимось злегка радянським, чи що. # 128578;

Якісь картки, графіки, аналіз даних.

Але потім я розібралася, роздрукувала для Саші карти, пояснила, що потрібно робити.

Тайм менеджмент. Основні правила тайм-менеджменту!

Через місяць мій знайомий похвалився, що зумів визначити тимчасові діри (вантажники занадто повільно роблять свою роботу, прибиральниця приходить на півгодини пізніше визначеного і затримує підготовку співробітників до робочого дня, продавці-консультанти не вміють відрізняти клієнтів від пустопорожніх нероб, які нічого не збираються купувати, а приходять просто поговорити).

Правила проведення хронометраж робочого часу

Якщо ви всерйоз вирішили оптимізувати виробничі процеси і домогтися більшої ефективності праці своїх підлеглих, то повинні звернути уваги на правила, згідно з якими проводиться хронометраж робочого часу.

Основних правил всього 7:

1. Ви не зможете самі проводити хронометраж робочого часу.

   По-перше, у вас є своя робота, а по-друге, ваше постійну присутність буде напружувати підлеглих.

   Краще довірити цей процес кваліфікованому наглядовій людині, яка не упустить деталі і зробить правильні висновки.

2. Той, хто проводить хронометраж робочого часу, повинен розташовуватися в офісі так, щоб мати максимально повний огляд.

   Разом з тим, він не повинен заважати виробничих процесів або відволікати співробітників від їх прямих обов`язків.

3. Спостерігач не повинен вступати в дискусії або починати пояснювати щось тим людям, за якими він спостерігає.

   Втручання працівників потрібно скоротити до мінімуму.

4. Якщо при прийомі на роботу співробітники підписували договір, то переконаєтеся, що його зміст дозволяє проводити в компанії хронометраж робочого часу, щоб не нарватися на судовий розгляд.
5. Не варто проводити хронометраж робочого часу таємно.

   Ви повинні пояснити співробітникам, з якою метою ви проводите дане дослідження.

   Планування часу: 10 порад від Дена Кеннеді

6. Спостереження за співробітниками не повинно порушувати техніку безпеки вашого виробництва.
7. Пам`ятайте, що лист, в якому ведеться хронометраж робочого часу - документ, тому вести його слід акуратно, намагаючись нічого там не виправляти і не черкає.

Етапи підготовки хронометражу робочого часу

Сама процедура складається з трьох обов`язкових етапів, яких потрібно дотримуватися, якщо ви зацікавлені в тому, щоб провести хронометраж робочого часу максимально точно:

1. Підготовка до хронометражу.

   Це дуже важливий етап, який не можна ігнорувати, тому що вам потрібно буде:

2. Вибрати співробітників, за якими ви збираєтеся спостерігати.

   Якщо у вас в колективі більше 3 осіб, то спостерігати за всіма одночасно не вийде, слід розставити пріоритети.

3. Скласти список самих операцій, час яких ви і будете заміряти, наприклад, консультування клієнтів або написання звітів.
4. Розрахувати, скільки вимірів вам необхідно зробити.
5. Заготовити чисті бланки карти хронометражу і, якщо ви вперше проводите подібну процедуру, то не завадить тримати перед очима готовий зразок.

6. Проведення спостережень за співробітниками.

   Щоб нормально оцінити ефективність їх роботи, слід спостерігати за ними не менше 1-2 тижнів.

7. Обробка результатів.

   Ви аналізуєте коефіцієнт стійкості хроноряда, аналізуєте середні часові рамки на виконання тієї чи іншої робочої операції і додаєте всі виміри.

Про облік робочого часу, методи і

способи підвищення його ефективності

дивіться також у відеоролику:

Приклад проведення хронометражу робочого часу

Карти для хронометражу бувають різні.

Я бачила дуже складні і багатоступінчасті, в яких обчислювати тимчасової коефіцієнт потрібно за допомогою таких формул, що без вищої математичної освіти не обійтися.

Я ж вам запропоную два простих варіанти.

Варіант 1.

Малюєте ось таку табличку (табличок потрібно стільки, скільки часу ви збираєтеся спостерігати за співробітником):

Спостереження ведеться за Петровим П.П., бухгалтером.
___ січня 2016 року.

І так до кінця робочого дня.

Навіть походи в туалет і перекури варто враховувати, якщо ви хочете домогтися максимально хороших результатів.

Система 5s - ефективна організація робочого місця

Варіант 2.

Така табличка підійде для аналізу тієї діяльності, що вимагає повторюваних дій.

Наприклад, розвантаження товару вручну. Прийшла машина, в якій знаходиться 20 коробок з цукерками і печивом.

Ви складаєте ось таку таблицю:

Тепер вам слід підрахувати среднеаналітіческое час: сума часу, витраченого на розвантаження машини, поділена на кількість операцій, виконаних вантажником.

Якщо ви розумієте, що ваші підлеглі витрачають занадто багато часу на ту чи іншу роботу, в результаті чого виникають завали справ, то хронометраж робочого часу допоможе вам виправити ситуацію.