Заповнення табеля обліку робочого часу: 15 правил

Заповнення табеля обліку робочого часу: 3 типи бланків + 15 основних правил + 4 корисних підказки.

Ми на 100% впевнені в тому, що ви згодні з твердженням, що заповнення табеля обліку робочого часу - завдання важлива і відповідальна.

Вигідно це і роботодавцю, і працівникові.

У першому випадку бос може з чистою совістю «бити рублем» працівника, який замість того, щоб стояти біля верстата, попивав пиво в барі «Блакитна устриця», а в другому - двірник зможе довести свій вихід на роботу в законний вихідний (а що робити , якщо Новий рік для погоди - не указ, і щосили йде сніг?).

Заповнення табеля обліку робочого часу: 3 категорії співробітників, яким це потрібно і 3 варіанти бланка

Табель обліку робочого часу - це акт, що містить інформацію про те, як кожен з тих, хто працює на підприємстві дотримується робочий режим.

Сюди ж вносяться будь-які відхилення від трудового графіка.

Заповнення табеля робочого часу за зразком необхідно:

бухгалтерії компанії для того, щоб правильно нарахувати заробітну плату та інші виплати (лікарняні, відпускні, премії, відрядження і т.д.)
Але не завжди все так райдужно!
Іноді богиням калькулятора і програми 1С доводиться розраховувати суму штрафу для прогульників і тих, хто вічно спізнюється.
Таке життя!
кадровикам для прийняття «доленосних» рішень про заохочення особливо відзначилися або залякування нехлюїв (Наприклад, складання наказу про винесення догани);
«Просунутому» керівництву для прийняття вірних управлінських рішень.
Може, варто все таки відправити на заслужений відпочинок Марію Степанівну, яка примудряється по 7 разів на рік йти на лікарняний?
Який зразок для наслідування вона подає корпоративної молоді?

Нормативними актами Роскомстата затверджено 3 зразка табеля обліку робочого часу для заповнення:

форма Т-12.
Записи допустимо вносити вручну.
У ній відображаються нарахування зарплати, тому доцільно доручити вести цей папір комусь із бухгалтерів.
форма Т-13.
При такому зразку заповнення відбувається на основі даних турнікетів або інших автоматичних систем.
І частково, і повністю його можна вести на комп`ютері.
форма № 0504421.

Створена для бюджетних організацій.
є можливість вказати специфічні бюджетні позначення, наприклад, «навчальна відпустка»;
реєструвати робочий час можна як записуючи все неявки-явки (суцільний метод), або тільки вказувати відхилення;
при першій подачі документ є «первинним» і в спеціальній графі ставиться «0».
При внесенні якихось змін табелю присвоюється одиниця і т.д .;
акт не передбачає розрахунок зарплати.
На його основі це роблять вже в бухгалтерську службу.

forma-0504421

Правила заповнення табеля обліку робочого часу: 15 головних постулатів

Документ створюється в одному примірнику.

Табель за зразком може вестися і вручну, і в формі електронного документа.

Так що якщо ваш завскладом досі не дружить з комп`ютером - не біда.

Функція заповнення табеля ставиться в обов`язок співробітнику (кадрової служби, бухгалтерії, керівнику відділу) спеціальним наказом і вказується в його посадовій інструкції.

Так що просто тицьнути пальцем на пробігає по офісному коридору Віолетту Степанівну не вийде!

За кілька днів до початку місяця (звітного) відповідальний працівник готує табель.

Так що гарненько подумайте, хто у вас на фірмі справжній гуру тайм-менедмента.

На титульному аркуші потрібно вказати повне найменування установи (або відділу, якщо мова йде про нього) і дату, коли бланк почали вести.
Дату закінчення вказується при закритті табеля обліку.

На наступному листі розміщена облікова таблиця і відомості про працівників.

Будьте обережні, щоб випадково не «перехрестити» когось із колег або не "нагородити» нової немилозвучним прізвищем.

У цю таблицю заносять ім`я і прізвище людини, номер справи (особистого).

Кількість стовпців має збігатися з кількістю днів у даному місяці.

У квадратику напроти кожного прізвища вказують, скільки годин відпрацював той чи інший співробітник за робочий день, або кількість змін при змінній системі роботи.

Не забувайте, що святкові і неробочі дні теж слід відзначати, навіть якщо ви особисто в цей день не працюєте, а смажите шашлики на дачі у друзів.

Заповнення паперу або електронного листа відбувається кожен день.

Основою служать офіційні акти, наприклад, лікарняні листи, повідомлення, накази, заяви, письмові розпорядження начальства і т.п.

З затвердженої таблиці можна видаляти будь-які поля або графи.

У разі нестандартної роботи (зміни) можна лише додавати спеціальні графи для їх обліку.
Для цього потрібно оформити спеціальне розпорядження керівництва.

Форс-мажорні ситуації (запізнення, прогули і т.п.) і позаштатні обставини вказуються за допомогою спеціальних буквених і числових кодів.

На папері повинна стояти підпис начальника (всієї фірми або конкретного підрозділу).

Не забудьте «підписати» табель.

Якщо заповненням табеля за зразком займається третій працівник, він теж повинен дані в папері засвідчити своїм підписом.

Заяву про звільнення за власним бажанням: 5 зразків

Співробітникові, якому доручено заповнення табеля, слід контролювати правильність обліку робочого часу, він відповідає за достовірність даних.

Так що якщо прибиральниця тітка Люся просить вас поставити заповітну позначку в документ, а сама норовить втекти на півдня на ринок, подумайте, чи потрібні вам неприємності.

Слід враховувати, що в бланку за формою Т-12 в двох різних розділах ведуть облік робочого часу і його оплату.

Зразок заповнення табеля обліку робочого часу: все буде чотко!

Табель обліку робочого часу при заповненні за зразком оформляють так:

спочатку слід заповнити три графи (перші) і «шапку» паперу.
Ми впевнені, що ви ще не забули імена і прізвища колег.
Сюди ж записуються їх табельні номери і назва підприємства;
в наступних стовпчиках (з 4 до 7) кожен день робляться про робочий час позначки (вихід-невихід на робоче місце, декретну відпустку, хвороба і т.п.).
Для цього придумані спеціальні коди.
Роблять записи тільки на основі необхідних документів (первинки), наприклад, наказу.
І хоча вивчати напам`ять (який жах!) Коди немає потреби, тому що вони вказані на першому аркуші бланка, але ознайомиться з ними і обгрунтовують документами варто:
невиходи вважають цілими днями, а інші відступу від робочого графіка при необхідності можна вважати навіть щохвилини і вказувати цифру під літерним кодом.
Не може ж ваш сторож піти у відпустку на 3 години, а ось запізнитися на 40 хвилин - дуже навіть може бути!
Зразок правильного заповнення трудової книжки
стовпчики 5 та 7 в зразку призначені для підсумовування часу роботи, а з 8 до 17 - для звітності по кожній людині окремо.

«Шеф, все пропало!» Або чим загрожує неправильне заповнення табеля робочого часу?

«Нападники» з податкової інспекції можуть навіть в самій чудовій фірмі виявити такі помилки в заповненні табеля робочого часу:

інформація про зарплату в документах первинної звітності та табелі відрізняється.
Наприклад, наказом ви відправили співробітника у відпустку на 24 дня, а він, бідолаха, по табелю вийшов працювати через 20 діб;
інформація про зарплату в табелі і розрахункових бухгалтерських документах відрізняється.
Ну і чому шановний Сергій Петрович настолярнічал на 10 тисяч рублів, а розписався у відомості за 8 тисяч?
Як перевірити диплом на справжність: 3 способи
в табелі неправильно вказані коди, не враховано понаднормові і переробки.
Чи не жлобтесь!
Ви б адже не хотіли, щоб кохана дружина працювала безкоштовно по суботах, а ви залишилися на вихідних без її дивно смачного борщу?
неправильно нараховані суми до виплати за лікарняними листками.
Пора вам, батенька, освіжити в пам`яті відповідні нормативні акти.

За всі ці «гріхи» вас (бухгалтера або керівника) можуть оштрафувати на 500 рублів.

Ну а якщо про заповнення табеля ви і зовсім не чули і такого документа для облік робочого часу на підприємстві взагалі немає, то готуйтеся викласти до 50 тис.рублей згідно зі статтею 5.27 Адміністративного Кодексу РФ (https://koapkodeksrf.ru).

Ще раз про порядок ведення табеля обліку робочого часу в відеоролику:

Спеціально для перфекціоністів: 4 підказки для ідеального заповнення табеля робочого часу за зразком

Відмітки в папері або електронному листі ставте тільки після того, як отримаєте підтверджуючі документи.

Серьога зі складу стверджує, що не виходив на роботу 3 дні не через запою, а лікувався від банальної застуди?

Дочекайтеся від нього лікарняного листа!

Якщо вносите записи в табель вручну, уважно копіями (для себе) і чернетками.
Від втрати і псування документів, а також описок не застрахований навіть агент ЦРУ.
Якщо ви поки не зрозуміли причину запізнення або неявку співробітника на робоче місце, користуйтеся спеціальним кодом для нез`ясованих обставин (НН), щоб не потрапити в халепу.
Не поспішайте таврувати людини ганьбою і називати прогульщиком.
А раптом бідолаха потрапив до лікарні з гострим апендицитом?
При внесенні будь-яких змін в робочий режим намагайтеся якомога раніше надавати співробітникам відповідні документи.
Якщо ваш інженер - пристрасний любитель риболовлі і на найближчі вихідні у нього вже припасена коробка з черв`яками і пляшка коньяку «для сугрева», не варто показувати йому наказ про робочої суботи в п`ятницю ввечері.
Пожалійте людини і зробіть це на початку тижня!

В цілому, правила заповнення табеля обліку робочого часу досить прості.

Їх варто знати кожному керівнику і кадровому працівникові, щоб правильно нараховувати заробітну плату і уберегтися від штрафних санкцій в разі перевірки контролюючих органів.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!